Voor veel organisaties zijn SharePoint en de digitale werkplek jarenlang bijna synoniemen geweest. Wie een centrale online omgeving voor medewerkers wilde creëren, kwam al snel bij SharePoint uit. Documenten, nieuws, afdelingspagina’s, kennis en links naar andere applicaties kregen er een centrale plek.
En nog steeds speelt SharePoint binnen veel organisaties een belangrijke rol. Zeker binnen een Microsoft 365-omgeving is het een krachtig platform voor documentbeheer, samenwerking en het ontsluiten van informatie. Toch is de vraag gerechtvaardigd of we SharePoint vandaag de dag nog steeds een digitale werkplek moeten noemen.
Niet omdat SharePoint zijn waarde heeft verloren. Integendeel. Maar omdat onze verwachtingen van een digitale werkplek zijn veranderd. Medewerkers verwachten niet alleen een plek waar informatie staat. Ze verwachten een omgeving die hen helpt om hun werk daadwerkelijk uit te voeren.
Daarmee verschuift ook de discussie. Niet: is SharePoint goed genoeg? Maar: wat moet een moderne digitale werkplek eigenlijk doen?
Van digitaal intranet naar digitale werkplek
De eerste generatie digitale werkomgevingen had vooral één belangrijke functie: informatie centraal beschikbaar maken. Het traditionele intranet was in veel organisaties de plek voor nieuws, HR-informatie, procedures, formulieren en documenten. SharePoint paste uitstekend binnen die behoefte. Organisaties konden relatief eenvoudig een eigen structuur bouwen, informatie beheren en medewerkers via één centrale omgeving toegang geven tot relevante content. Daarmee vervulde SharePoint voor veel organisaties ook de rol van online werkplek: één herkenbare online omgeving van waaruit medewerkers toegang kregen tot informatie en andere onderdelen van hun werkdag.
Medewerkers werken niet meer binnen één centrale applicatie. Ze bewegen gedurende de dag tussen Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, HR-systemen, servicedesksoftware, planningsapplicaties, dashboards en allerlei branchespecifieke systemen. Daarmee is ook het probleem veranderd. Informatie beschikbaar maken is niet langer de grootste uitdaging. De uitdaging is om medewerkers overzicht te geven binnen een steeds complexer digitaal landschap. Met de digitale-werkplek-scan kun je beoordelen hoe de bestaande onderdelen voor medewerkers samenkomen.
Een moderne digitale werkplek moet daarom meer doen dan informatie ontsluiten. De omgeving moet medewerkers helpen om vanuit verschillende systemen tot één overzichtelijke werkdag te komen.
SharePoint is sterk in informatie en samenwerking
Om de vergelijking eerlijk te maken, moeten we vooral kijken naar waar SharePoint goed in is.
SharePoint is diep geïntegreerd met Microsoft 365 en biedt organisaties uitgebreide mogelijkheden voor documentmanagement, kennisdeling, intranetfunctionaliteit en samenwerking. In combinatie met Teams, OneDrive en andere Microsoft-diensten vormt het voor veel organisaties een belangrijk fundament onder de digitale werkomgeving.
Daar ligt ook precies de kracht van het platform.
Een organisatie die beleid, procedures, documenten, nieuws en kennis centraal wil beheren, kan daar met SharePoint een solide structuur voor neerzetten. Zeker wanneer medewerkers al grotendeels binnen Microsoft 365 werken, ligt die keuze voor de hand. Het probleem ontstaat pas wanneer we vervolgens verwachten dat SharePoint automatisch de volledige digitale werkplek wordt. Want het werk van medewerkers bestaat uit meer dan informatie vinden en documenten openen. Zij moeten acties uitvoeren, vragen beantwoorden, taken afronden, meldingen verwerken en gegevens uit verschillende systemen combineren.
De vraag is daarom niet of SharePoint voldoende functionaliteit heeft. De vraag is of informatiebeheer nog steeds het logische vertrekpunt is voor de digitale werkdag.
De moderne werkdag speelt zich af tussen systemen
Vraag een medewerker welke applicaties hij of zij tijdens een gemiddelde werkdag gebruikt en de kans is groot dat het antwoord niet bij één of twee systemen blijft.
Een zorgmedewerker kan bijvoorbeeld werken met Microsoft 365, een ECD, een roosterapplicatie, een HR-systeem en een leeromgeving. Een medewerker bij een gemeente heeft daarnaast mogelijk te maken met zaaksystemen en vakspecifieke applicaties. Op kantoor komen daar CRM-, ERP-, servicedesk- en projectmanagementsystemen bij. Al die systemen kunnen afzonderlijk prima functioneren.
De complexiteit ontstaat tussen die systemen.
Medewerkers moeten zelf onthouden waar informatie staat, welke applicatie ze waarvoor nodig hebben en waar nog een actie op hen wacht. Ze openen meerdere tabbladen, schakelen tussen omgevingen en bouwen uiteindelijk hun eigen persoonlijke werkwijze om alles bij elkaar te houden. Dat kost niet alleen tijd. Het vraagt voortdurend mentale aandacht.
Daarmee ontstaat een belangrijk verschil tussen een intranet en een digitale werkplek. Een intranet helpt medewerkers vooral bij de vraag: waar kan ik informatie vinden? Een moderne digitale werkplek moet steeds vaker antwoord geven op een andere vraag: wat moet ik nu doen?
Een digitale werkplek moet context bieden
Juist die verschuiving naar context is belangrijk. Stel dat een medewerker aan het begin van de dag ziet dat er drie nieuwe e-mails zijn, twee openstaande taken, een gewijzigde afspraak, een HR-melding en een supportticket dat aandacht vraagt. De informatie bestaat al. De afzonderlijke systemen werken waarschijnlijk ook gewoon, maar de medewerker moet zelf de samenhang creëren.
Een digitale werkplek kan daar een andere rol in spelen. Niet door al die achterliggende systemen te vervangen, maar door relevante informatie en acties uit verschillende bronnen samen te brengen in één persoonlijke omgeving. Daarbij is niet iedere medewerker hetzelfde. Een HR-manager heeft andere informatie nodig dan een zorgmedewerker, een IT-beheerder of iemand van Finance. De waarde van de digitale werkplek ontstaat daarom niet alleen doordat systemen worden gekoppeld, maar doordat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste medewerker terechtkomt.
Dat vraagt om personalisatie, rollen en rechten en integraties met de systemen waarin het echte werk plaatsvindt. De digitale werkplek wordt daarmee minder een bestemming waar medewerkers naartoe gaan en meer een persoonlijke laag over hun digitale werkdag.
Van informatie vinden naar werk gedaan krijgen
Die ontwikkeling heeft ook gevolgen voor hoe organisaties naar adoptie kijken. Een intranet kan technisch uitstekend zijn ingericht en toch nauwelijks worden gebruikt. Medewerkers bezoeken een omgeving immers alleen structureel wanneer die omgeving onderdeel wordt van hun dagelijkse routine. Dat is precies waarom adoptie van digitale werkplekken niet alleen een communicatievraagstuk is.
Wanneer medewerkers naar een platform moeten omdat de organisatie daar nieuws publiceert, blijft gebruik deels afhankelijk van discipline. Wanneer dezelfde omgeving medewerkers helpt om hun dagelijkse werkzaamheden sneller en eenvoudiger uit te voeren, ontstaat een heel ander gebruikspatroon.
Dan verandert de digitale werkplek van een informatiekanaal in een werkinstrument. Dat verschil lijkt klein, maar is strategisch belangrijk. Het betekent dat organisaties bij de inrichting van hun digitale werkplek niet alleen moeten nadenken over contentstructuur, navigatie en communicatie, maar ook over processen, taken en dagelijkse handelingen.
Welke informatie zoekt een medewerker iedere ochtend? Tussen welke systemen wordt voortdurend geschakeld? Welke terugkerende handelingen kosten onnodig veel tijd? Juist daar ligt vaak de grootste winst.
SharePoint vervangen is daarom niet de vraag
Wanneer organisaties constateren dat SharePoint niet alle functies van een moderne digitale werkplek vervult, ontstaat al snel de gedachte dat het platform vervangen moet worden. Dat is meestal een verkeerde conclusie. SharePoint kan juist een waardevol onderdeel blijven van de digitale werkplek. Documenten, kennis, nieuws en andere content hoeven niet ineens naar een ander systeem te worden verplaatst.
De interessantere vraag is welke rol SharePoint binnen het totale digitale landschap krijgt.
Zie je SharePoint als dé digitale werkplek waarin alles moet worden opgelost? Of zie je het als één van de belangrijke bronnen binnen een bredere digitale werkplek?
Die tweede benadering biedt meer ruimte.
Microsoft 365 kan bijvoorbeeld het fundament blijven voor samenwerking en documenten, terwijl andere systemen verantwoordelijk blijven voor HR, planning, servicedesk, bedrijfsprocessen of branchespecifieke werkzaamheden. Een overkoepelende digitale werkplek brengt vervolgens alleen datgene samen wat voor de medewerker relevant is.
Dat voorkomt bovendien dat organisaties opnieuw proberen één enorm systeem te creëren dat alle andere applicaties moet vervangen. Digitale eenvoud betekent namelijk niet noodzakelijk dat je minder systemen hebt. Het betekent vooral dat medewerkers minder last hebben van de hoeveelheid systemen.
De echte vraag is waar je digitale werkplek begint
Daarmee komen we bij een fundamentelere vraag: waar begint de digitale werkplek? Begint die bij de technologie die de organisatie heeft aangeschaft? Bij Microsoft 365? Bij het intranet? Bij SharePoint? Of begint de digitale werkplek bij de werkdag van de medewerker? Dat perspectiefverschil heeft grote gevolgen voor ontwerpkeuzes.
Wanneer technologie het vertrekpunt is, wordt vaak gekeken welke functionaliteiten een platform heeft en hoe die maximaal kunnen worden benut. Wanneer de medewerker het vertrekpunt is, ontstaan andere vragen. Waar verliest iemand gedurende de dag tijd? Welke informatie ontbreekt op het moment dat een beslissing moet worden genomen? Welke handelingen worden steeds opnieuw uitgevoerd? Welke applicaties worden tientallen keren per dag geopend? En welke informatie is voor de ene medewerker essentieel, maar voor een ander totaal irrelevant?
Vanuit die vragen ontstaat een digitale werkplek die niet wordt ingericht rondom applicaties, maar rondom werk. En juist daar ligt waarschijnlijk de belangrijkste ontwikkeling van de komende jaren.
SharePoint als onderdeel van een bredere digitale werkplek
Ook bij MyDay kijken we vanuit dat perspectief naar de digitale werkplek.
Het uitgangspunt is niet dat bestaande systemen moeten verdwijnen. Organisaties hebben vaak jarenlang geïnvesteerd in Microsoft 365, HR-systemen, servicedesksoftware en andere bedrijfsapplicaties. Die systemen hebben ieder hun eigen functie en waarde. De uitdaging zit vooral in wat medewerkers daarvan dagelijks ervaren.
Daarom kan SharePoint binnen MyDay gewoon één van de bronnen zijn. Informatie uit Microsoft 365 kan naast informatie en acties uit andere systemen worden ontsloten binnen één persoonlijke omgeving. Ook onderdelen zoals e-mail, agenda, Teams, OneDrive en taken kunnen op die manier onderdeel worden van het dagelijkse overzicht.
Op de pagina over Microsoft 365 binnen één digitale werkplek laten we zien hoe zo'n benadering eruit kan zien.
Het doel daarvan is niet om Microsoft 365 of SharePoint te vervangen. Het doel is om de afstand tussen medewerker en werk kleiner te maken.
Conclusie: is SharePoint nog wel een digitale werkplek?
Ja en nee.
SharePoint kan nog steeds een belangrijk onderdeel zijn van een digitale werkplek. Voor informatie, documenten, kennisdeling en samenwerking blijft het voor veel organisaties een logisch en krachtig platform. Maar wanneer we onder een digitale werkplek de volledige digitale werkomgeving van een medewerker verstaan, is SharePoint alleen vaak niet meer voldoende. Daarvoor is de moderne werkdag simpelweg te verspreid geraakt over verschillende applicaties en informatiebronnen.
De volgende stap in de ontwikkeling van de digitale werkplek gaat daarom niet alleen over nóg meer informatie centraal beschikbaar maken. Het gaat over context creëren: systemen met elkaar verbinden, relevante informatie persoonlijk aanbieden en medewerkers helpen om vanuit één omgeving daadwerkelijk hun werk te doen.
Misschien moeten we de vraag daarom omdraaien.
Niet: is SharePoint nog wel een digitale werkplek?
Maar: verwachten we niet te veel van SharePoint wanneer we het de volledige digitale werkplek noemen?