Onze basis: we verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor contact, beveiliging, levering en verbetering van de dienst. MyDay gebruikt klant- of gebruikersdata niet om algemene AI-modellen te trainen.
1. Wie zijn wij?
MyDay is de handelsnaam en digitale werkplek van CodeCow B.V. Je kunt ons bereiken via info@myday.nl of 010 310 53 13.
2. Wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke?
Voor gegevens van websitebezoekers, prospects, contactpersonen bij partners en onze eigen bedrijfsvoering bepaalt CodeCow B.V. waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke.
Bij het gebruik van MyDay bepaalt de Klant of MSP doorgaans welke gebruikers, bronnen en gegevens beschikbaar zijn. CodeCow B.V. verwerkt persoonsgegevens dan meestal als verwerker namens die organisatie. De precieze afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van je contact met ons en je gebruik kan het gaan om:
- naam, zakelijke contactgegevens, functie en organisatie;
- informatie die je invult in een contact-, demo- of supportverzoek;
- account- en identificatiegegevens, zoals zakelijk e-mailadres, gebruikers-ID, rol en autorisaties;
- technische gegevens, waaronder IP-adres, browser, apparaat, tijdstip, bezochte pagina’s en beveiligingslogs;
- gebruiks- en configuratiegegevens die nodig zijn om dashboards, flows, koppelingen en ondersteuning te laten werken;
- inhoud die een bevoegde Gebruiker aan Daisy aanbiedt of die Daisy volgens de ingestelde rechten uit gekoppelde bronnen mag verwerken.
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens via het gewone contactformulier. Deel daar geen medische gegevens, BSN of andere gevoelige informatie.
4. Waarom verwerken we gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen:
- Contact, demo en offerte: om te reageren en voorbereidingen te treffen voor een overeenkomst.
- Levering en ondersteuning: om accounts, koppelingen, support, facturatie en de MyDay-dienst uit te voeren.
- Beveiliging en continuïteit: voor toegangscontrole, logging, misbruikpreventie en incidentonderzoek, op basis van ons gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen.
- Verbetering: om prestaties en gebruik te begrijpen en de dienst te verbeteren, met geaggregeerde of zo veel mogelijk beperkte gegevens.
- Analytics en niet-noodzakelijke cookies: op basis van toestemming wanneer die wettelijk vereist is.
- Administratie: om fiscale en andere wettelijke bewaarplichten na te leven.
5. MyDay, koppelingen en brondata
MyDay toont informatie uit systemen waarvoor de Gebruiker al toegang heeft. Waar de gekozen inrichting dat mogelijk maakt, blijft inhoudelijke werkdata in de bronsystemen en wordt die niet als nieuwe primaire databron in MyDay opgeslagen. Voor tijdelijke verwerking, caching, logging of een specifieke flow kan verwerking binnen MyDay wel nodig zijn; dit wordt ingericht volgens de overeenkomst en verwerkersovereenkomst.
Autorisaties uit MyDay en gekoppelde systemen bepalen wat een Gebruiker kan zien of doen. De Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van rollen, rechten, doelen en rechtsgrond van de verwerking.
6. Daisy en kunstmatige intelligentie
Daisy kan informatie zoeken, combineren, samenvatten en interpreteren, of een concept en voorgestelde actie maken. Welke data Daisy mag verwerken hangt af van de opdracht, gekoppelde bronnen en autorisaties. Klant- en gebruikersdata wordt niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.
AI-uitvoer kan fouten bevatten. Gebruikers horen resultaten te controleren voordat zij een beslissing nemen of actie uitvoeren. MyDay neemt niet zelfstandig uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen over personen, tenzij dit uitdrukkelijk en rechtmatig met de Klant is ingericht.
7. Website, cookies en Google Analytics
De website gebruikt noodzakelijke technieken voor werking en beveiliging en Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in paginaweergaven, herkomst, apparaat- en gebruikspatronen. Daarbij kunnen online identificatoren en technische gegevens, zoals een IP-adres, worden verwerkt. Voor zover toestemming verplicht is, hoort analytics pas na toestemming te worden geactiveerd.
Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via je browser. Daardoor kunnen bepaalde onderdelen minder goed werken. Google kan gegevens verwerken volgens de eigen privacyvoorwaarden en ingestelde bewaartermijnen.
Scanrapport en gespreksaanvragen
De digitale-werkplek-scan toont je uitslag zonder dat je contactgegevens hoeft achter te laten. Vraag je een rapport of gesprek aan, dan verwerken we je naam, organisatie, e-mailadres, scanantwoorden, totaalscore en onderdeelscores. Een telefoonnummer en toelichting zijn bij een gespreksaanvraag optioneel. MyDay ontvangt een melding met deze gegevens om je aanvraag op te volgen. Je wordt niet automatisch aangemeld voor een nieuwsbrief.
Google Cloud verwerkt de aanvraag en maakt het rapport; Resend verzorgt de e-mailverzending. Om dubbele verzending te voorkomen bewaren we de aanvraag en het rapport tijdelijk in Google Cloud. Deze gegevens krijgen na 48 uur een vervaltijd en worden daarna automatisch verwijderd; de verwijdering kan later worden verwerkt. De verzenddienst en ontvangende mailboxen hebben afzonderlijke bewaartermijnen. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers en de inhoud van je aanvraag worden niet naar Google Analytics gestuurd. Voor beveiliging en het beperken van misbruik gebruiken we tijdelijke tellers met afgeleide herkenningswaarden.
Whitepaper aanvragen
Bij een whitepaperaanvraag gebruiken we je naam en zakelijke e-mailadres om de downloadlink te versturen. MyDay ontvangt een interne melding met deze gegevens, de aangevraagde whitepaper, datum en tijd en de herkomstpagina. Je wordt niet automatisch aangemeld voor nieuwsbrieven of marketingmails.
De website verwerkt de aanvraag en geeft een downloadlink die zeven dagen geldig is. Microsoft 365 verzorgt de e-mails. In de websitedatabase bewaren we gedurende de geldigheid technische aanvraaggegevens en afgeleide herkenningswaarden om dubbele verzending en misbruik te beperken; je naam en e-mailadres worden daar niet als leesbare aanvraaggegevens opgeslagen. Verlopen records worden bij een volgende aanvraag opgeschoond. De verzonden en ontvangen e-mails hebben de bewaartermijnen van de betreffende mailboxen. Aanvraaggegevens en downloadtokens worden niet naar Google Analytics gestuurd.
8. Met wie delen we gegevens?
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is met:
- de MSP of reseller die MyDay levert en ondersteunt;
- hosting-, cloud-, support-, beveiligings- en communicatieleveranciers;
- leveranciers van gekoppelde diensten, waaronder Microsoft-diensten, wanneer de Klant deze koppeling gebruikt;
- Google voor website-analytics;
- adviseurs, toezichthouders of bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk nodig is.
Met verwerkers sluiten we passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gebruik.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebruiken we een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen we waar nodig aanvullende maatregelen.
10. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke plicht een langere termijn vereist. De concrete termijn hangt af van het soort gegeven, de overeenkomst, de configuratie en eventuele instructies van de Klant.
- administratieve en fiscale gegevens worden bewaard zolang de wet dat vereist;
- contact- en offertedata worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn voor opvolging of een zakelijke relatie;
- account-, support- en loggegevens worden volgens de overeengekomen of technisch noodzakelijke termijnen verwijderd of geanonimiseerd;
- na het einde van dienstverlening worden verwerkte klantgegevens verwijderd of teruggeleverd volgens de verwerkersovereenkomst.
11. Hoe beveiligen we gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging, autorisaties, logging, versleuteling waar passend, beveiligingsupdates, leveranciersafspraken en incidentprocedures. Productcode die met ondersteuning van AI tot stand komt, wordt vóór opname in het product gecontroleerd door een senior developer. Beveiliging heeft prioriteit, mede omdat MyDay wordt gebruikt door organisaties in de zorg en andere sectoren met gevoelige processen.
Geen enkele methode is volledig zonder risico. Meld een mogelijk beveiligingsincident direct via info@myday.nl.
12. Jouw privacyrechten
Als wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken; dit heeft geen terugwerkende kracht. We kunnen om informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren binnen de wettelijke termijn.
Als je verzoek gegevens in de MyDay-omgeving van je werkgever of organisatie betreft, neem dan eerst contact op met die organisatie. Wij ondersteunen de verantwoordelijke bij de afhandeling. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of verwerking verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging informeren we betrokken klanten of partners waar passend actief.
14. Contact over privacy
Heeft je een vraag, verzoek of zorg over privacy? Neem contact op met CodeCow B.V., handelend onder de naam MyDay.