Wie een online werkplek wil implementeren, komt al snel terecht in gesprekken over techniek. Welke applicaties moeten worden vervangen? Waar moeten documenten voortaan worden opgeslagen? Moet het intranet opnieuw worden opgebouwd? En hoeveel gegevens moeten worden gemigreerd voordat medewerkers in de nieuwe omgeving kunnen werken?
Die vragen zijn begrijpelijk, maar ze nemen vaak het systeemlandschap als vertrekpunt. Terwijl de werkelijke aanleiding meestal ergens anders ligt. Medewerkers hebben al toegang tot Microsoft 365, SharePoint, HR-systemen en verschillende vakapplicaties, maar moeten gedurende de dag zelf de samenhang creëren. Ze zoeken informatie, openen verschillende omgevingen en houden in hun hoofd bij waar nog een taak of actie op hen wacht.
Een online werkplek implementeren hoeft daarom niet te betekenen dat de bestaande IT-omgeving opnieuw wordt opgebouwd. De belangrijkste vraag is niet welke systemen kunnen verdwijnen, maar hoe medewerkers eenvoudiger kunnen werken met de systemen die er al zijn.
Vervanging is niet automatisch de oplossing
Veel organisaties hebben jarenlang geïnvesteerd in applicaties die een duidelijke functie vervullen. SharePoint beheert documenten en kennis, Microsoft Teams ondersteunt samenwerking en een HR-systeem verwerkt personeelsgegevens. Daarnaast zijn er vaak vakapplicaties voor planning, dienstverlening, administratie of primaire werkprocessen.
Die systemen functioneren afzonderlijk mogelijk prima. De complexiteit ontstaat vooral ertussen. Een medewerker moet weten welke toepassing voor welke taak wordt gebruikt, waar de meest actuele informatie staat en via welk kanaal een volgende actie binnenkomt. Wanneer een organisatie die versnippering wil oplossen, ontstaat soms de reflex om één nieuw platform te zoeken dat zo veel mogelijk bestaande onderdelen overneemt.
Dat kan nodig zijn wanneer een systeem technisch verouderd is of niet langer aansluit op de organisatie. Maar als de afzonderlijke applicaties hun taak goed uitvoeren, is volledige vervanging niet vanzelfsprekend de beste route. Een nieuw systeem brengt immers opnieuw inrichting, migratie, opleiding en beheer met zich mee. De kosten, doorlooptijd en risico’s daarvan verschillen sterk per organisatie en kunnen daarom niet vooraf algemeen worden vastgesteld.
Een online werkplek kan ook als verbindende omgeving worden ingericht. De onderliggende systemen blijven verantwoordelijk voor hun eigen gegevens en processen, terwijl medewerkers vanuit één herkenbaar startpunt toegang krijgen tot wat zij tijdens hun werkdag nodig hebben.
De online werkplek beschrijft daarbij vooral het centrale, online toegankelijke startpunt. De bredere digitale werkplek omvat ook de inrichting, medewerkerservaring, adoptie en governance daaromheen.
Begin bij de werkdag, niet bij het applicatielandschap
Een overzicht van alle applicaties is nuttig, maar vertelt nog niet hoe mensen werkelijk werken. Twee medewerkers binnen dezelfde organisatie kunnen toegang hebben tot grotendeels dezelfde systemen en toch een totaal andere digitale werkdag ervaren.
Een teamleider begint misschien met de personeelsplanning, openstaande aanvragen en de bezetting van het team. Een medewerker van de servicedesk kijkt eerst naar nieuwe meldingen en prioriteiten. Iemand binnen HR heeft juist behoefte aan mutaties, afspraken en taken rond instroom en verzuim. De benodigde informatie staat vaak al ergens, maar komt niet automatisch samen op het moment dat zij nodig is.
Daarom begint een online werkplek implementeren met het onderzoeken van concrete werkdagen. Welke informatie zoekt iemand als eerste? Welke applicaties worden voortdurend geopend? Waar worden gegevens handmatig overgenomen? Welke vragen worden steeds opnieuw aan collega’s gesteld? En op welke momenten ontbreekt informatie om een taak direct af te ronden?
Dat onderzoek hoeft niet meteen organisatiebreed te worden uitgevoerd. Een beperkt aantal representatieve functies kan al zichtbaar maken waar veelvoorkomende patronen en verschillen zitten. Het doel is niet om iedere individuele voorkeur vast te leggen, maar om te begrijpen welke digitale route logisch is voor bepaalde rollen, teams of werkzaamheden.
Bepaal welke bronnen leidend blijven
Wanneer informatie uit meerdere systemen in één omgeving wordt getoond, moet duidelijk blijven waar die informatie wordt beheerd. Een online werkplek moet niet ongemerkt een tweede HR-systeem, documentarchief of servicedesk worden.
Staat een verlofsaldo in het HR-systeem, dan blijft dat systeem de leidende bron. Documenten die in SharePoint worden beheerd, hoeven niet naar een nieuwe opslaglocatie te worden gekopieerd. Een supportmelding blijft onderdeel van TOPdesk of Freshservice, ook wanneer de status vanuit een centrale omgeving zichtbaar wordt gemaakt.
Dat onderscheid is belangrijk voor beheer, actualiteit en vertrouwen. Wanneer dezelfde informatie op verschillende plaatsen kan worden aangepast, ontstaat al snel onduidelijkheid over welke versie klopt. Door de bestaande applicaties leidend te houden, kan de online werkplek informatie ontsluiten zonder nieuwe parallelle administraties te creëren.
Dat vraagt wel om een zorgvuldige inventarisatie. Per informatieonderdeel moet duidelijk zijn uit welke bron het komt, wie verantwoordelijk is voor de inhoud en hoe wijzigingen worden verwerkt. Niet iedere koppeling hoeft direct tweerichtingsverkeer mogelijk te maken. Soms is het voldoende om informatie zichtbaar te maken en medewerkers voor een specifieke handeling door te sturen naar het bronsysteem. In andere gevallen kan een geïntegreerde actie juist veel onnodige stappen wegnemen.
Breng niet alles samen omdat het technisch kan
Een veelgemaakte fout bij de inrichting van een centrale werkomgeving is dat zo veel mogelijk informatie op één scherm wordt geplaatst. Als een agenda, takenlijst, nieuwsfeed, dashboard, documenten, HR-informatie en supportmeldingen technisch kunnen worden getoond, lijkt het aantrekkelijk om ze allemaal toe te voegen.
Maar centralisatie is niet hetzelfde als overzicht. Een dashboard waarop alles zichtbaar is, kan alsnog veel van medewerkers vragen. Zij moeten dan binnen die ene omgeving zelf bepalen wat relevant is en welke informatie voorrang heeft.
Maak daarom per rol en situatie bewuste keuzes. Welke onderdelen gebruikt iemand dagelijks? Welke informatie moet direct zichtbaar zijn en wat mag beschikbaar blijven achter een logische ingang? Welke signalen vragen werkelijk om actie? En welke informatie is alleen op specifieke momenten relevant?
Het artikel over SharePoint als onderdeel van de digitale werkplek laat zien waarom één bestaand platform niet automatisch de volledige werkdag hoeft te dragen. Datzelfde principe geldt bij de implementatie van een nieuwe online werkplek. Het doel is niet om alle functionaliteit naar één systeem te verplaatsen, maar om de afstand tussen de medewerker en het werk kleiner te maken.
Een goede inrichting laat daarom niet zo veel mogelijk zien. Zij maakt vooral duidelijk waar iemand op dat moment moet beginnen.
Laat bestaande rollen en rechten leidend blijven
Eén centrale ingang mag niet betekenen dat bestaande afspraken over toegang verdwijnen. Wanneer informatie uit verschillende bronnen samenkomt, blijven de autorisaties van die bronnen een belangrijk uitgangspunt.
Een medewerker die in SharePoint geen toegang heeft tot een document, moet dat document ook niet via de online werkplek kunnen openen. Hetzelfde geldt voor HR-gegevens, cliëntinformatie, zaakinformatie en servicedesktickets. De verbindende omgeving mag de bestaande toegangsstructuur niet omzeilen.
Tegelijkertijd is technische autorisatie maar één deel van de inrichting. Dat iemand informatie mág zien, betekent niet automatisch dat die informatie ook voortdurend zichtbaar moet zijn. Relevantie vraagt een aanvullende keuze. Een teamleider heeft mogelijk toegang tot meerdere dashboards, maar hoeft niet ieder cijfer dagelijks in het startscherm te zien. Een medewerker mag organisatiebreed nieuws kunnen lezen, terwijl alleen berichten voor het eigen team direct aandacht vragen.
Tijdens de implementatie moeten daarom twee vragen uit elkaar worden gehouden: waartoe heeft iemand toegang en wat heeft iemand op dit moment nodig? Door die vragen afzonderlijk te beantwoorden, ontstaat een werkplek die zowel beheersbaar als overzichtelijk blijft.
Implementeer eerst een herkenbare basis
Een online werkplek hoeft niet op de eerste dag ieder systeem en proces te ondersteunen. Een gefaseerde invoering maakt het mogelijk om te leren welke keuzes in de praktijk werken voordat de omgeving verder wordt uitgebreid.
Begin bijvoorbeeld met één afdeling, locatie of groep medewerkers met een herkenbare digitale werkdag. Breng de belangrijkste applicaties, communicatie en informatie samen en laat medewerkers gedurende een afgesproken periode met die inrichting werken. Kijk vervolgens niet alleen of de techniek functioneert, maar ook of mensen daadwerkelijk minder hoeven te zoeken en makkelijker weten waar zij moeten beginnen.
Feedback uit zo’n eerste fase kan onverwachte inzichten opleveren. Een prominent geplaatste toepassing blijkt misschien nauwelijks te worden gebruikt, terwijl een relatief eenvoudige link of statusweergave dagelijks veel zoekwerk voorkomt. Ook kan zichtbaar worden dat een probleem niet door de werkplek zelf wordt veroorzaakt, maar door onduidelijke afspraken, verouderde informatie of een omslachtig proces in het bronsysteem.
Gefaseerd implementeren betekent niet dat de organisatie zonder richting begint. De gewenste samenhang en technische randvoorwaarden moeten vooraf duidelijk zijn. Wel voorkomt deze aanpak dat aannames direct voor de hele organisatie worden vastgelegd.
Hoe goed sluiten jullie huidige systemen al op elkaar aan?
Met de Digitale Werkplek Scan beoordeel je onder meer overzicht, vindbaarheid, samenwerking, integratie, adoptie en beheer. De uitslag geeft een indicatie van waar jullie al sterk in zijn en waar verbetering mogelijk is.
Doe de Digitale Werkplek ScanOrganiseer beheer voordat de werkplek live gaat
Een online werkplek verandert mee met de organisatie. Teams worden anders samengesteld, medewerkers krijgen nieuwe verantwoordelijkheden en applicaties worden toegevoegd of vervangen. Ook informatie, processen en behoeften veranderen.
Daarom moet vóór de livegang duidelijk zijn wie verantwoordelijk wordt voor de samenhang. IT kan de techniek, integraties en beschikbaarheid bewaken, maar kan niet zelfstandig bepalen welke informatie voor iedere functie relevant is. Daarvoor zijn ook HR, communicatie, informatiemanagement, proceseigenaren, managers en medewerkers nodig.
Dat hoeft niet te leiden tot een zware overlegstructuur. Wel moet duidelijk zijn wie wijzigingsverzoeken beoordeelt, wie inhoudelijk eigenaar is van informatie en wie beslist wanneer belangen botsen. Ook moeten er afspraken zijn over het verwijderen van verouderde onderdelen. Zonder die regie groeit een aanvankelijk rustige omgeving langzaam weer dicht met uitzonderingen, extra links en informatie die ooit relevant was.
Na de implementatie blijft evaluatie noodzakelijk. Gebruikscijfers kunnen laten zien welke onderdelen worden geopend, maar vertellen niet automatisch waarom iets wel of niet werkt. Combineer technische gegevens daarom met gesprekken, terugkerende vragen en ervaringen uit de praktijk. In het artikel over optimaliseren na implementatie lees je waarom livegang vooral het begin van de doorontwikkeling is.
MyDay als verbindende laag boven bestaande systemen
MyDay is ontwikkeld vanuit het uitgangspunt dat organisaties hun bestaande Microsoft 365-omgeving en vakapplicaties niet hoeven te vervangen om medewerkers meer samenhang te bieden. Applicaties en bronsystemen blijven hun eigen functie vervullen. MyDay vormt daar een persoonlijke online omgeving bovenop waarin relevante informatie, applicaties en acties kunnen samenkomen.
Welke onderdelen worden gekoppeld en wat een medewerker ziet, hangt af van de organisatie, de beschikbare bronnen, rollen, autorisaties en de gekozen inrichting. Niet iedere koppeling of procesondersteuning is voor iedere situatie hetzelfde. Daarom begint een passende inrichting altijd met de vraag hoe medewerkers nu werken en waar de meeste digitale frictie ontstaat.
MyDay is daarmee geen vervanging van Microsoft 365, SharePoint, een HR-systeem of een sectorspecifieke applicatie. Het is een manier om die bestaande onderdelen vanuit één herkenbaar startpunt toegankelijker en beter bruikbaar te maken.
Ontdek hoe jullie bestaande systemen één online werkplek kunnen vormen
Benieuwd hoe Microsoft 365, informatie en vakapplicaties binnen jullie organisatie vanuit één herkenbare omgeving kunnen samenkomen? We bekijken jullie situatie, beantwoorden je vragen en laten MyDay zien als dat relevant is.
Bekijk MyDay in actieConclusie: verbeter de samenhang voordat je systemen vervangt
Een online werkplek implementeren hoeft geen grootschalig vervangingsproject te zijn. Wanneer bestaande applicaties hun functie goed vervullen, ligt de grootste verbetering vaak niet in het opnieuw opbouwen van het IT-landschap, maar in het organiseren van de route erdoorheen.
Begin daarom bij de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Bepaal welke bronnen leidend blijven, welke informatie werkelijk centraal moet worden aangeboden en hoe bestaande rollen en rechten worden gerespecteerd. Start met een herkenbare basis, toets de inrichting in de praktijk en organiseer het beheer voordat de omgeving verder groeit.
De kern van een goede implementatie is niet dat alle systemen in één nieuw systeem verdwijnen. De kern is dat medewerkers minder last hebben van de hoeveelheid systemen die de organisatie nodig heeft.