Heb jij dat ook weleens; dat je werkdagen vol voelen, je continu bezig bent, maar dat je aan het eind van de dag niet het gevoel hebt dat je echt veel hebt gedaan? Dat ligt niet aan jou. Veel mensen hebben hier last van. Die drukte komt namelijk zelden door het werk zelf, maar door alles wat ertussen gebeurt: het schakelen tussen systemen, het zoeken naar informatie en het telkens opnieuw moeten herpakken na een overleg, een telefoontje of een melding die tussendoor komt. Daardoor kom je minder vaak in een flow die je zou willen. En dat kost energie. Een online werkplek kan een deel van die frictie wegnemen door applicaties, informatie en werkzaamheden vanuit één herkenbaar startpunt toegankelijk te maken.
Wat de meeste mensen herkennen, is dat gevoel van ‘druk zijn’, maar wat bijna niemand concreet kan maken, is waar die tijd en aandacht precies verloren gaan. En precies daar zit de crux. Zolang productiviteitsverlies een gevoel blijft, is het lastig om het te verbeteren.
Daarom hebben we binnen MyDay iets ontwikkeld dat verder gaat dan alleen overzicht in je werkdag.
We hebben een dashboard gebouwd dat inzicht geeft in hoe jouw werkdag daadwerkelijk verloopt. Niet op hoofdlijnen of in abstracte rapportages, maar juist in de realiteit van alledag. Je ziet hoe je dag is opgebouwd, hoe vaak je schakelt tussen verschillende activiteiten en waar je aandacht wordt onderbroken zonder dat je je daar bewust van bent.
Dit dashboard is oorspronkelijk ontwikkeld vanuit de praktijk in de zorg, waar werkdruk, schakelmomenten en tijdsverlies misschien wel het meest voelbaar zijn. Juist daar werd duidelijk hoeveel winst er te behalen is wanneer je inzicht krijgt in hoe een werkdag écht verloopt. Maar uiteraard kan dit dashboard ook ingezet worden binnen andere organisaties en sectoren, waarbij we het volledig kunnen afstemmen op de manier van werken binnen die specifieke branche.
Veel van deze uitdagingen ontstaan binnen de moderne digitale werkplek, waar productiviteit niet alleen wordt bepaald door wat je doet, maar vooral door hoe je werkdag is ingericht. Dat zie je bijvoorbeeld ook terug in organisaties die werken vanuit een digitale werkplek in de zorg en bij organisaties die zoeken naar één logisch startpunt binnen Microsoft 365.
En dat levert vaak verrassende inzichten op.
Van gevoel naar inzicht
Wat er gebeurt op het moment dat je dit soort inzicht krijgt, is dat je werkdag ineens concreet wordt. Waar je eerder dacht dat je productief bezig was, zie je nu waar je eigenlijk vooral aan het schakelen bent. Waar je dacht dat je planning logisch was, ontdek je dat bepaalde momenten op de dag structureel gefragmenteerd zijn.
Niet omdat je iets verkeerd doet, maar omdat je werkdag simpelweg zo is ingericht. En dat is een belangrijk verschil. Want op het moment dat je het ziet, kun je er ook iets mee.
Slimmer plannen op basis van je eigen gedrag
Het dashboard van MyDay helpt je niet alleen om terug te kijken, maar juist ook om vooruit te kijken. Je ziet waar ruimte zit voor focus en waar je dag juist gevoelig is voor onderbrekingen. Daardoor kun je bewusteer keuzes maken in hoe je je dag indeelt.
Niet op basis van een algemene productiviteitsregel, maar op basis van hoe jij daadwerkelijk werkt. Dat maakt plannen ineens iets anders. Minder een kwestie van vullen en schuiven, en meer een manier om grip te krijgen op je eigen werkdag.
En dat voelt anders. Rustiger.
Wat dit betekent voor teams
Wat we vaak zien, is dat deze inzichten niet alleen op individueel niveau waardevol zijn, maar juist ook binnen teams. Want hoewel iedereen zijn eigen werkdag heeft, ontstaan veel patronen op teamniveau. Veel korte overleggen, ad-hoc vragen en versnipperde communicatie zijn vaak geen bewuste keuzes, maar gewoontes die langzaam zijn ontstaan.
Door dat zichtbaar te maken, ontstaat er ruimte voor een ander gesprek. In de zorg zien we bijvoorbeeld dat dit helpt om roosters, overlegmomenten en overdrachten slimmer in te richten, maar hetzelfde principe werkt net zo goed binnen gemeenten, onderwijsinstellingen of andere organisaties waar mensen dagelijks met meerdere systemen en afspraken tegelijk werken. Het dashboard wordt daarom altijd afgestemd op de praktijk van de organisatie zelf.
Ons dashboard vergelijkt ook jouw tijdsindeling met die van collega’s binnen je team. Niet om te controleren, maar om inzicht te geven en samen te verbeteren.
Daisy helpt je om er ook echt iets mee te doen
Een productiviteitsdashboard is waardevol, maar inzicht alleen zorgt nog niet automatisch voor verandering. En juist daar komt Daisy in beeld.
Daisy is de digitale werkdag assistent binnen MyDay die met je meedenkt op basis van jouw werkpatronen. Niet op een dwingende manier, maar door je subtiel te helpen betere keuzes te maken in je dag.
Ze signaleert bijvoorbeeld wanneer je agenda onnodig volloopt, wanneer afspraken slimmer gepland kunnen worden of wanneer je werkdag structureel uit balans raakt. Daardoor hoef je niet zelf continu te analyseren waar het beter kan, maar krijg je ondersteuning op de momenten dat het ertoe doet.
Op die manier helpt Daisy je om productiever te werken zonder dat je meer uren hoeft te maken.
Minder schakelen, meer grip
Uiteindelijk zit de grootste winst niet in nog een extra tool of een nieuwe manier van werken, maar in het verminderen van frictie in de werkdag. Wanneer je minder hoeft te schakelen, ontstaat er vanzelf meer ruimte om geconcentreerd te werken.
Wanneer je weet waar je tijd naartoe gaat, hoef je daar minder over na te denken. En wanneer je werkdag begint met overzicht én inzicht, voelt werken niet alleen productiever, maar ook gewoon prettiger.
Benieuwd hoe jouw werkdag eruitziet?
Veel mensen hebben het gevoel dat hun werkdag versnipperd is, zonder precies te weten waar dat vandaan komt. Juist daarom is het waardevol om daar eens concreet naar te kijken.
Met het MyDay dashboard krijg je inzicht in hoe jouw werkdag écht verloopt en waar je ongemerkt tijd en focus verliest. Niet als controle, maar als hulpmiddel om meer grip te krijgen op je werk.
Ben je benieuwd hoe dat er in jouw werkdag uitziet? We laten het je graag zien in een korte demo, volledig toegespitst op jouw branche en manier van werken.
Slot
Wanneer je kijkt naar productiviteit in de digitale werkplek, is het verleidelijk om te focussen op het werk zelf. Maar vaak zit de echte winst ergens anders. In alles wat ertussen gebeurt.