Digitalisering in het onderwijs is de afgelopen jaren in een stroomversnelling geraakt. Lesmateriaal werd digitaal, communicatie verplaatste zich naar online omgevingen en samenwerking tussen docenten verloopt steeds vaker via platforms zoals Microsoft Teams.
Voor veel scholen heeft dat grote voordelen gebracht. Informatie is sneller beschikbaar, samenwerking gaat makkelijker en onderwijsprocessen zijn beter te organiseren. Toch hoor je in gesprekken met scholen vaak een herkenbare frustratie terug. Niet omdat systemen niet werken, maar omdat ze naast elkaar bestaan.
In dit Blog vertellen we je meer over hoe een digitale werkplek een uitkomst kan bieden binnen het onderwijs.
De digitale realiteit van veel scholen
Wanneer je kijkt naar de digitale omgeving van een gemiddelde school, zie je meestal een combinatie van verschillende systemen die allemaal hun eigen rol hebben. Het leerlingvolgsysteem, vaak Magister of SOM, vormt het hart van de administratie. Roosters, cijfers en leerlinginformatie staan daar centraal.
Daarnaast gebruiken veel scholen Microsoft 365 voor communicatie en samenwerking. In een eerder blog schreven we al hoe een logisch startpunt binnen Microsoft 365 kan helpen om meer overzicht te creëren in de digitale werkdag. Teams is voor veel docenten de plek waar lessen worden voorbereid, bestanden worden gedeeld en collega’s met elkaar overleggen. Daar bovenop komen vaak nog andere applicaties. Denk aan intranetten, documentomgevingen of specifieke onderwijstools. Geen van deze systemen is op zichzelf een probleem. Sterker nog: ze doen meestal precies wat ze moeten doen. Maar voor de gebruiker ontstaat er wel een digitale werkdag waarin informatie op meerdere plekken staat. Dat zien we trouwens niet alleen in het onderwijs; ook in andere sectoren speelt dit, zoals we eerder beschreven bij de digitale werkplek in de zorg.
Geen van deze systemen is op zichzelf een probleem. Sterker nog: ze doen meestal precies wat ze moeten doen. Maar voor de gebruiker ontstaat er wel een digitale werkdag waarin informatie op meerdere plekken staat.
De dagelijkse zoektocht
Voor een docent begint de werkdag zelden met één duidelijke startplek.
De laptop gaat open en daarna begint een kleine routine. Even kijken in Magister hoe het rooster eruitziet. Vervolgens Teams openen om te zien of er berichten van collega’s zijn binnengekomen. Daarna de mail checken om te controleren of er nog belangrijke informatie is gedeeld.
Lesmateriaal staat soms weer ergens anders.
Het zijn kleine handelingen die op zichzelf nauwelijks opvallen. Maar samen vormen ze een werkdag waarin docenten voortdurend schakelen tussen systemen. En dat schakelen gebeurt vaak meerdere keren per dag.
Integratieprojecten lijken de oplossing
Wanneer scholen deze versnippering herkennen, komt er vaak een logische gedachte naar boven: “Misschien moeten we systemen beter integreren? “.
Er wordt dan gekeken naar technische koppelingen, dashboards of grote integratieprojecten waarin verschillende systemen met elkaar verbonden moeten worden. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk blijken dit soort trajecten vaak ingewikkeld. Ze kosten tijd, vragen technische expertise en leveren uiteindelijk niet altijd het overzicht op dat gebruikers hopen te krijgen. Niet omdat de technologie tekortschiet, maar omdat integratie alleen niet automatisch zorgt voor een betere gebruikerservaring.
Het verschil tussen integratie en overzicht
Technische integratie gaat meestal over data. Systemen wisselen informatie uit, synchroniseren gegevens of delen bepaalde functies. Voor IT-afdelingen kan dat waardevol zijn, maar voor docenten verandert er vaak minder dan verwacht. Zij moeten nog steeds verschillende applicaties openen en zelf bepalen waar ze moeten beginnen.
Het echte probleem zit dus niet altijd in de techniek. Het zit vaak in de manier waarop de digitale werkdag start.
De eerste minuten van de schooldag
De eerste minuten van een werkdag bepalen vaak hoe overzichtelijk de rest van de dag voelt. Wanneer een docent eerst moet bedenken waar hij of zij moet beginnen, ontstaat er meteen een kleine vorm van digitale onrust. Is er nog een bericht in Teams?
Staat er iets belangrijks in de mail? Moet ik nog iets controleren in Magister?
Het zijn vragen die veel docenten automatisch beantwoorden voordat ze echt aan hun werk beginnen. Dat kost misschien maar een paar minuten, maar het vraagt wel aandacht. En juist die aandacht wil je in het onderwijs eigenlijk ergens anders gebruiken.
Een ander perspectief op de digitale werkplek voor het onderwijs
Steeds meer organisaties kijken daarom anders naar hun digitale werkplek. Niet door systemen te vervangen of grootschalig te integreren, maar door na te denken over de manier waarop gebruikers hun werkdag beginnen.
Wat gebeurt er wanneer alle belangrijke informatie eerst samenkomt op één plek? Een plek waar een docent direct ziet wat er die dag speelt. Waar agenda-afspraken zichtbaar zijn, belangrijke berichten opvallen en applicaties eenvoudig bereikbaar zijn. Vanuit zo’n startpunt wordt de digitale werkplek ineens een stuk rustiger. Lees ook meer hierover in onze Gemeenten blog.
Niet omdat systemen verdwijnen, maar omdat ze logisch samenkomen.
Van Magister tot Teams; zonder complex project
Wanneer scholen op deze manier naar hun digitale omgeving kijken, blijkt vaak dat een groot integratieproject helemaal niet nodig is. De systemen blijven namelijk precies waar ze zijn. Magister blijft het leerlingvolgsysteem. Teams blijft de plek voor samenwerking. Documenten blijven in SharePoint of OneDrive staan.
Wat verandert is de manier waarop gebruikers bij die systemen komen. Een online werkplek biedt één overzichtelijk startpunt waarin de belangrijkste informatie en applicaties samenkomen. Zo ontstaat er automatisch meer structuur en hoeven docenten niet meer zelf te bedenken waar ze moeten beginnen.
De digitale werkdag begint gewoon met overzicht.
De rol van MyDay
Vanuit die gedachte is MyDay ontwikkeld. MyDay vervangt geen bestaande systemen en probeert ook niet de rol van applicaties zoals Magister of Teams over te nemen. In plaats daarvan fungeert het als een persoonlijke startpagina boven op de digitale werkomgeving die scholen al gebruiken.
Voor docenten betekent dat dat hun werkdag begint met een overzicht waarin agenda-afspraken, taken en belangrijke applicaties samenkomen. Vanuit dat startpunt kunnen ze vervolgens eenvoudig verder naar Magister, Teams of andere systemen die ze nodig hebben.
De technologie verandert dus niet. Maar de manier waarop de digitale werkdag begint wel.
En juist dat kleine verschil kan ervoor zorgen dat een digitale werkplek ineens een stuk prettiger voelt.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet?
Veel scholen herkennen het beeld van een digitale werkdag die begint met zoeken en schakelen tussen verschillende systemen. Niet omdat de technologie niet werkt, maar omdat het overzicht ontbreekt.
Juist daar zit vaak de grootste winst. Wanneer docenten hun werkdag beginnen met een duidelijk startpunt waarin informatie en applicaties samenkomen, wordt de digitale werkplek binnen het onderwijs automatisch rustiger.
Ben je benieuwd hoe zo’n startpunt er in een schoolomgeving uit kan zien? We laten het graag eens zien. In een korte demo krijg je een goed beeld van hoe Magister, Teams en andere systemen samen kunnen komen zonder dat daar een groot integratieproject voor nodig is.
Ervaar zelf hoe scholen hun digitale werkdag starten met MyDay en neem geheel vrijblijvend contact met ons op!