Online werken is binnen de meeste organisaties allang geen bijzonderheid meer. Medewerkers openen Outlook, werken samen in Teams, zoeken documenten in SharePoint en gebruiken daarnaast HR-systemen, vakapplicaties, servicedesksoftware en allerlei andere online toepassingen. Technisch gezien is vrijwel alles beschikbaar, ongeacht of iemand thuis, op kantoor of onderweg werkt. Toch betekent die beschikbaarheid niet automatisch dat de werkdag ook eenvoudiger is geworden. En dat online werkplek vele voordelen heeft.
Sterker nog: hoe meer toepassingen online beschikbaar komen, hoe groter de kans dat medewerkers zelf de verbinding tussen al die systemen moeten leggen. Ze moeten weten waar informatie staat, welke applicatie ze voor welke taak nodig hebben en via welk kanaal communicatie binnenkomt. Precies daar ontstaat de behoefte aan een online werkplek. Niet als nóg een systeem, maar als manier om meer samenhang aan te brengen in de digitale omgeving die er al is.
Online beschikbaar betekent nog niet overzichtelijk
De afgelopen jaren hebben organisaties enorme stappen gezet in het online beschikbaar maken van hun IT-omgeving. Cloudsoftware en Microsoft 365 hebben ervoor gezorgd dat medewerkers vanaf vrijwel iedere locatie toegang kunnen krijgen tot hun werk. Vanuit technisch perspectief is dat een enorme vooruitgang. Maar vanuit het perspectief van de medewerker ontstaat een ander vraagstuk.
Een medewerker kan toegang hebben tot twintig applicaties en tegelijkertijd moeite hebben om de juiste informatie te vinden. Een document kan perfect bereikbaar zijn in SharePoint, terwijl iemand niet weet in welke omgeving het staat. Een HR-systeem kan uitstekend functioneren, terwijl medewerkers iedere keer opnieuw moeten zoeken waar ze hun verlof kunnen aanvragen. Technische beschikbaarheid zegt daarom vooral of iemand ergens bij kan. Het zegt nog weinig over hoe eenvoudig iemand zijn werk daadwerkelijk kan uitvoeren. Dat onderscheid wordt belangrijker naarmate organisaties meer digitale toepassingen gebruiken.
De online werkplek begint bij de werkdag, niet bij de applicatie
Traditioneel wordt een digitale omgeving vaak vanuit systemen ingericht. Er is een plek voor documenten, een applicatie voor HR, een omgeving voor communicatie, een systeem voor klantinformatie en een platform voor samenwerking. Vanuit IT-perspectief is die indeling logisch: iedere toepassing heeft immers zijn eigen functie. Een medewerker kijkt daar anders naar.
Die begint zijn werkdag niet met de gedachte dat hij vandaag SharePoint, Teams en het HR-systeem moet gebruiken. Hij wil weten welke afspraken er staan, welke taken aandacht nodig hebben, welke informatie relevant is en wat er van hem wordt verwacht. Een online werkplek draait daarom niet alleen om het online beschikbaar maken van systemen, maar vooral om het creëren van één herkenbare omgeving van waaruit medewerkers hun werkdag kunnen beginnen. Daarmee verschuift het vertrekpunt van de technologie naar de medewerker.
Eén startpunt betekent niet dat alles in één systeem moet
Bij het idee van één centrale online omgeving ontstaat soms de indruk dat organisaties hun bestaande IT-landschap opnieuw moeten opbouwen. Dat Microsoft 365 vervangen moet worden, dat informatie moet worden gemigreerd of dat bestaande vakapplicaties plaats moeten maken voor één groot platform. Dat is meestal helemaal niet nodig.
Microsoft 365, SharePoint, Teams, HR-software en vakspecifieke toepassingen hebben ieder hun eigen functie. Het probleem is vaak niet dat deze systemen slecht functioneren, maar dat de medewerker gedurende de dag voortdurend tussen verschillende omgevingen moet bewegen. Een online werkplek kan juist als laag bovenop die bestaande omgeving functioneren. De onderliggende systemen blijven bestaan, terwijl relevante informatie, applicaties en werkzaamheden vanuit één herkenbaar startpunt bereikbaar worden.
Dat verschil is belangrijk. Het doel is niet om alle technologie in één systeem te stoppen. Het doel is om te voorkomen dat de medewerker zelf voortdurend de samenhang tussen al die technologie moet organiseren.
Minder zoeken is maar een deel van de opbrengst
Het meest zichtbare voordeel van een online werkplek is vaak overzicht. Medewerkers hoeven minder te zoeken naar applicaties, documenten of informatie en weten waar hun digitale werkdag begint. Maar de organisatorische waarde gaat verder.
Iedere zoekactie of contextwissel lijkt op zichzelf klein. Even van Teams naar Outlook. Daarna naar SharePoint. Vervolgens naar een vakapplicatie en terug naar de browser omdat ergens anders nog informatie nodig is. Geen van die handelingen kost veel tijd, maar gezamenlijk vormen ze een terugkerend patroon gedurende de werkdag. Daarbij gaat het niet alleen om minuten. Iedere wisseling vraagt opnieuw aandacht: waar was ik mee bezig, wat zocht ik en wat moet ik hierna doen?
Wanneer organisaties informatie en toepassingen logischer rondom de werkdag organiseren, kan daardoor niet alleen tijd worden bespaard. Ook de mentale belasting van het voortdurend zoeken, onthouden en schakelen kan afnemen. Voor directie en bedrijfsvoering maakt dat de online werkplek meer dan een IT-vraagstuk. Het raakt ook productiviteit, medewerkerservaring en de manier waarop de organisatie dagelijks functioneert.
Hybride werken maakt een herkenbare omgeving belangrijker
Op kantoor werd digitale versnippering lange tijd gedeeltelijk opgevangen door de fysieke omgeving. Een medewerker kon iets aan een collega vragen, iemand meenemen naar een scherm of even bij een andere afdeling binnenlopen. Bij hybride werken is die vanzelfsprekendheid kleiner. De ene medewerker werkt thuis, een ander op kantoor en weer iemand anders onderweg. Daardoor wordt de digitale omgeving steeds vaker de gemeenschappelijke werkomgeving van de organisatie. Het maakt dan niet alleen uit óf systemen op afstand toegankelijk zijn, maar ook of medewerkers onafhankelijk van hun locatie dezelfde herkenbare structuur ervaren.
Een goed ingerichte online werkplek kan daarin continuïteit bieden. De locatie verandert, maar het digitale startpunt van de werkdag blijft hetzelfde. Dat maakt hybride werken niet automatisch succesvol. Daarvoor zijn ook afspraken, cultuur, leiderschap en goede communicatie nodig. Maar wanneer medewerkers op iedere locatie opnieuw moeten uitzoeken waar hun informatie en applicaties staan, wordt hybride werken onnodig ingewikkeld.
Een online werkplek is niet hetzelfde als een digitale werkplek
De termen online werkplek en digitale werkplek worden regelmatig door elkaar gebruikt. Dat is begrijpelijk, omdat beide concepten sterk met elkaar verbonden zijn. Toch helpt het om onderscheid te maken. Bij een online werkplek ligt de nadruk primair op één herkenbare online omgeving waarin medewerkers toegang krijgen tot relevante applicaties, informatie, communicatie en werkzaamheden. Het gaat om bereikbaarheid, overzicht en een logisch startpunt voor de werkdag.
Een digitale werkplek is breder. Daar gaat het om de complete digitale werkervaring van medewerkers: hoe technologie en processen samenwerken, hoe communicatie wordt georganiseerd, hoe medewerkers worden ondersteund en uiteindelijk hoe prettig en effectief iemand digitaal kan werken. Een online werkplek kan daarmee een belangrijk onderdeel zijn van een goede digitale werkplek, maar het is niet automatisch hetzelfde.
Dat onderscheid voorkomt ook een veelvoorkomende valkuil: denken dat het creëren van één startpagina voldoende is om de complete digitale medewerkerservaring op te lossen.
De echte vraag is niet hoeveel systemen je hebt
Organisaties kijken bij digitale complexiteit al snel naar het aantal applicaties. Minder systemen lijkt dan automatisch eenvoudiger. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Een organisatie kan relatief weinig systemen gebruiken en toch een onoverzichtelijke werkdag creëren. Andersom kan een organisatie tientallen gespecialiseerde toepassingen hebben terwijl medewerkers daar nauwelijks last van ervaren, zolang duidelijk is wanneer welke informatie of toepassing relevant is.
De betere vraag is daarom niet: hoeveel systemen gebruiken we? Interessanter is: hoeveel van die complexiteit leggen we bij de medewerker neer? Moet iemand zelf onthouden waar informatie staat? Moet een medewerker iedere ochtend dezelfde reeks applicaties openen? Is duidelijk welk kanaal voor welke communicatie wordt gebruikt? En ziet iedere medewerker dezelfde hoeveelheid informatie, terwijl rollen en werkzaamheden sterk verschillen?
Een volwassen online werkplek probeert die complexiteit niet per definitie technisch te verwijderen. Hij probeert vooral te voorkomen dat de medewerker er gedurende zijn werkdag voortdurend mee wordt geconfronteerd.
Van systemen beschikbaar maken naar de werkdag ondersteunen
Daar ligt uiteindelijk ook de ontwikkeling die organisaties met hun online werkomgeving kunnen doormaken. De eerste stap was systemen digitaal beschikbaar maken. Daarna kwam de mogelijkheid om overal toegang te krijgen. De volgende stap is om die losse digitale mogelijkheden zo te organiseren dat ze samen één logische werkomgeving vormen.
MyDay benadert de online werkplek vanuit dat principe. Bestaande applicaties, informatie, communicatie en werkzaamheden worden vanuit één herkenbare online omgeving toegankelijk gemaakt. Microsoft 365, SharePoint, HR-systemen en vakapplicaties hoeven daarvoor niet te worden vervangen. Het uitgangspunt is juist dat organisaties al veel goede technologie hebben. De uitdaging zit steeds vaker in de manier waarop die technologie bij de medewerker samenkomt.
Daarbij hoeft die omgeving bovendien niet voor iedereen hetzelfde te zijn. Een HR-medewerker heeft gedurende zijn werkdag andere informatie en applicaties nodig dan iemand in de zorg, een docent of een medewerker van een gemeente. Door de omgeving af te stemmen op rol en werkzaamheden ontstaat niet alleen één startpunt, maar vooral een relevanter startpunt.
Conclusie: de waarde zit in wat de medewerker niet meer hoeft te doen
De waarde van een online werkplek laat zich uiteindelijk niet alleen meten aan wat er wordt toegevoegd. Misschien is interessanter wat er verdwijnt. Minder zoeken naar informatie. Minder nadenken over waar een applicatie staat. Minder schakelen tussen omgevingen. Minder afhankelijkheid van kennis over de structuur achter de systemen. Technologie verdwijnt daarmee niet uit de werkdag. Maar idealiter wordt een deel van de complexiteit ervan minder zichtbaar.
Dat is misschien wel de belangrijkste verschuiving. Organisaties hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het online beschikbaar maken van systemen. De volgende uitdaging is niet noodzakelijk om daar nog meer technologie aan toe te voegen, maar om de technologie die er al is logischer rondom de medewerker te organiseren. Want uiteindelijk is een goede online werkplek niet de plek waar alles staat.
Het is de plek waar een medewerker weet waar hij moet beginnen.