Online werken is voor veel organisaties inmiddels vanzelfsprekend. Medewerkers openen hun e-mail in Outlook, overleggen via Teams, zoeken documenten in SharePoint en gebruiken daarnaast verschillende vakapplicaties, HR-systemen en andere online diensten. Of iemand nu op kantoor zit, thuis werkt of onderweg is: technisch gezien kan het werk vrijwel overal doorgaan. Daarmee lijkt de stap naar een online werkomgeving gezet. Toch ervaren medewerkers dat vaak anders. De systemen zijn wel online beschikbaar, maar de werkdag zelf is daarmee nog niet overzichtelijker geworden. Sterker nog: doordat steeds meer toepassingen via de browser toegankelijk zijn, kan de versnippering juist toenemen.
Er zit daarom een belangrijk verschil tussen online kunnen werken en werken vanuit een online werkplek. Het eerste gaat vooral over beschikbaarheid. Het tweede gaat over samenhang.
Online werken heeft vooral een technisch probleem opgelost
De ontwikkeling naar online werken heeft organisaties veel gebracht. Applicaties hoeven niet langer uitsluitend vanaf een vaste computer op kantoor beschikbaar te zijn. Documenten kunnen vanuit de cloud worden geopend, vergaderingen kunnen digitaal plaatsvinden en medewerkers kunnen vanaf verschillende locaties samenwerken. Dat heeft hybride werken op grote schaal mogelijk gemaakt. Tegelijkertijd lag de nadruk daarbij lange tijd vooral op een technische vraag: hoe zorgen we ervoor dat medewerkers overal veilig toegang hebben tot de systemen die ze nodig hebben?
Dat probleem is binnen veel organisaties inmiddels grotendeels opgelost. Microsoft 365, cloudapplicaties en browsergebaseerde vaksoftware maken het technisch mogelijk om vrijwel overal te werken. Maar beschikbaarheid zegt nog weinig over de ervaring van de medewerker. Tien systemen die allemaal online toegankelijk zijn, blijven immers tien verschillende systemen.
Daar begint een volgende uitdaging.
Meer online applicaties kunnen juist voor meer versnippering zorgen
Een gemiddelde werkdag bestaat zelden uit één applicatie. Een medewerker begint bijvoorbeeld in Outlook, opent vervolgens Teams, zoekt een document in SharePoint, controleert een planning in een vakapplicatie en logt daarna in op een HR-systeem. Ondertussen komen via verschillende kanalen meldingen en berichten binnen. Ieder systeem kan afzonderlijk uitstekend functioneren. Het probleem ontstaat tussen die systemen. Medewerkers moeten onthouden waar informatie staat, welke toepassing ze voor een bepaalde handeling nodig hebben en via welk kanaal communicatie binnenkomt.
Daardoor ontstaat een opvallende tegenstelling: organisaties hebben steeds meer processen gedigitaliseerd om het werk eenvoudiger te maken, terwijl medewerkers tegelijkertijd steeds meer digitale omgevingen moeten begrijpen. Online werken lost dat probleem niet automatisch op. Het verplaatst de verschillende systemen vooral van de lokale computer naar een omgeving die via internet toegankelijk is. Voor medewerkers blijft de vraag bestaan: waar moet ik zijn voor wat ik nu nodig heb?
Een online werkplek draait om samenhang
Daar ligt het verschil met een goed ingerichte online werkplek. Die probeert niet ieder bestaand systeem te vervangen, maar brengt relevante onderdelen vanuit één herkenbaar startpunt bij elkaar.
Dat klinkt misschien als een klein verschil, maar voor de dagelijkse werkervaring is het fundamenteel. Een medewerker hoeft dan niet voortdurend vanuit applicaties te denken. Het vertrekpunt wordt de eigen werkdag: welke informatie is voor mij relevant, welke taken staan open, wat staat er in mijn agenda en welke applicaties heb ik voor mijn werkzaamheden nodig? De achterliggende systemen blijven bestaan. Microsoft 365 kan nog steeds worden gebruikt voor samenwerking en documenten, het HR-systeem blijft verantwoordelijk voor personeelsprocessen en een vakapplicatie blijft het specialistische werk ondersteunen. De online werkplek legt daar als het ware een laag overheen en maakt relevante onderdelen vanuit één omgeving bereikbaar.
Niet de technologie staat daarmee centraal, maar wat een medewerker op dat moment probeert te doen.
Hybride werken maakt een herkenbaar startpunt belangrijker
Op kantoor ontstaat context vaak vanzelf. Een collega zit een paar bureaus verderop, informatie hangt misschien zichtbaar op een afdeling en bepaalde routines zijn onderdeel van de fysieke werkomgeving. Bij hybride werken valt een deel van die context weg. Een medewerker die thuis inlogt, moet daarom digitaal dezelfde duidelijkheid kunnen ervaren als iemand op kantoor. Niet alleen dezelfde applicaties moeten beschikbaar zijn, maar ook dezelfde relevante informatie, communicatie en werkzaamheden.
Juist daarom is een online werkplek meer dan een verzameling snelkoppelingen. Alleen links naar Outlook, Teams, SharePoint en andere systemen bij elkaar zetten vermindert het aantal bookmarks, maar verandert weinig aan de onderliggende versnippering. Een herkenbaar startpunt krijgt pas waarde wanneer het rekening houdt met wat iemand nodig heeft. Een medewerker van HR heeft immers een andere werkdag dan iemand van Finance, de buitendienst of een zorgprofessional. Door informatie en functionaliteiten af te stemmen op rol, team of organisatieonderdeel ontstaat een omgeving die niet alleen overal beschikbaar is, maar ook daadwerkelijk helpt om het werk te organiseren.
Het probleem is niet hoeveel systemen een organisatie heeft
Bij digitale vereenvoudiging ontstaat al snel de gedachte dat het aantal applicaties omlaag moet. Soms is rationalisatie inderdaad verstandig, bijvoorbeeld wanneer verschillende systemen vrijwel dezelfde functie vervullen. Maar het aantal applicaties is niet automatisch het echte probleem.
Specialistische organisaties hebben nu eenmaal specialistische software nodig. Een HR-systeem is ergens anders goed in dan Microsoft Teams. Een elektronisch cliëntendossier heeft een andere functie dan SharePoint. En een servicedeskapplicatie lost een ander vraagstuk op dan een communicatietool. De uitdaging is daarom niet noodzakelijk om alles in één systeem te stoppen. Het gaat erom dat medewerkers niet voortdurend last hebben van de grenzen tussen die systemen. Dat vraagt om een andere manier van kijken naar de IT-omgeving. Niet: hoeveel applicaties hebben we? Maar: hoeveel moeite kost het een medewerker om tijdens een normale werkdag tussen al die applicaties te bewegen?
Die tweede vraag zegt veel meer over de kwaliteit van online werken.
Digitale beschikbaarheid is iets anders dan digitale eenvoud
Dat onderscheid is ook relevant bij investeringen in technologie. Vanuit IT-perspectief kan een implementatie succesvol zijn wanneer een applicatie beschikbaar, veilig en technisch stabiel is. Vanuit medewerkersperspectief begint het verhaal daar pas. Een nieuw systeem betekent namelijk ook een nieuwe interface, nieuwe informatie, mogelijk nieuwe notificaties en opnieuw een plek waarvan medewerkers moeten onthouden waarvoor zij er terechtkunnen. Wanneer organisaties vooral afzonderlijke technische oplossingen blijven toevoegen, kan iedere implementatie op zichzelf succesvol zijn terwijl de totale werkervaring ingewikkelder wordt.
Digitale eenvoud ontstaat daarom niet alleen door systemen eenvoudiger te maken. Het ontstaat ook door de samenhang ertussen te verbeteren. Dat raakt aan het bredere concept van de digitale werkplek. Waar een online werkplek zich vooral richt op één herkenbare online omgeving voor toegang tot het dagelijkse werk, kijkt de digitale werkplek naar de complete digitale werkervaring: van technologie en informatie tot processen, communicatie en medewerkerservaring.
Die twee begrippen liggen dicht bij elkaar, maar zijn niet hetzelfde.
De online werkplek verschuift de aandacht van systemen naar de werkdag
Een interessante vervolgvraag is daarom niet welke applicaties een organisatie beschikbaar stelt, maar hoe medewerkers hun werkdag daadwerkelijk beleven. Moet iemand 's ochtends eerst vijf systemen openen om te ontdekken wat er speelt? Moet een medewerker zelf verschillende bronnen controleren om te bepalen welke informatie relevant is? En vraagt een eenvoudige handeling meerdere keren per dag om schakelen tussen verschillende omgevingen? Wanneer dat het geval is, is er technisch misschien sprake van uitstekend online werken, maar nog niet noodzakelijk van een goede online werkplek.
De volgende stap in de ontwikkeling van online werken draait daarom minder om nóg een nieuwe applicatie maar meer om het organiseren van wat er al is. Informatie, taken, communicatie en applicaties hoeven niet allemaal uit hetzelfde systeem te komen om voor de medewerker als één samenhangende werkomgeving te voelen. Dat is uiteindelijk waar digitale eenvoud begint: niet bij minder technologie, maar bij minder complexiteit voor degene die ermee moet werken.
Bestaande systemen hoeven daarvoor niet te verdwijnen
Dat uitgangspunt ligt ook aan de basis van MyDay. MyDay vervangt Microsoft 365, SharePoint, HR-systemen of vakapplicaties niet, maar brengt relevante onderdelen ervan samen in één persoonlijke online omgeving. Daarmee ontstaat een startpunt waarin medewerkers bijvoorbeeld hun informatie, applicaties, communicatie en dagelijkse werkzaamheden kunnen vinden zonder telkens eerst te hoeven bedenken in welk achterliggend systeem ze moeten zijn. Welke onderdelen iemand ziet, kan worden afgestemd op rol, team of organisatie.
De technologie die een organisatie al gebruikt, blijft dus gewoon bestaan. De verandering zit vooral aan de voorkant: de verschillende onderdelen van de werkdag worden vanuit één herkenbare omgeving toegankelijk. Dat maakt de discussie over online werken uiteindelijk interessanter dan de vraag of medewerkers overal kunnen inloggen. Die mogelijkheid is inmiddels bijna vanzelfsprekend. De relevante vraag is wat er gebeurt nadat iemand is ingelogd.
Conclusie: toegang is het begin, niet het eindpunt
Online werken heeft organisaties veel vrijheid gebracht. Medewerkers zijn minder afhankelijk van één locatie, systemen zijn breder toegankelijk en samenwerking hoeft niet meer uitsluitend op kantoor plaats te vinden. Maar toegang alleen maakt een werkdag nog niet eenvoudig.
Wanneer medewerkers zelf de verbinding moeten leggen tussen applicaties, informatie, communicatie en werkzaamheden, blijft de digitale omgeving versnipperd. Een online werkplek probeert juist daar samenhang te creëren: niet door alle bestaande technologie te vervangen, maar door medewerkers één herkenbaar vertrekpunt te geven.
De ontwikkeling van online werken gaat daarmee een nieuwe fase in. De vraag is steeds minder of medewerkers overal bij kunnen.
De vraag wordt vooral: hoeveel moeite kost het ze om te vinden wat ze nodig hebben zodra ze er zijn?