De zorg digitaliseert al jaren. Elektronische cliëntdossiers, planningssoftware, declaratiesystemen, Microsoft 365, routeplanning, HR-systemen en talloze andere applicaties ondersteunen zorgorganisaties bij hun dagelijkse werkzaamheden. Toch ervaren veel zorgprofessionals dat hun werkdag niet per se eenvoudiger is geworden.
Dat klinkt misschien tegenstrijdig. Er zijn immers steeds meer digitale hulpmiddelen beschikbaar. Maar juist doordat iedere applicatie een specifiek onderdeel van het proces ondersteunt, ontstaat er een nieuwe uitdaging: de samenhang tussen al die processen.
Een wijziging lijkt op het eerste gezicht klein. Een afspraak wordt verplaatst of geannuleerd. In de praktijk zet zo'n wijziging vaak een kettingreactie in gang. Agenda's moeten worden aangepast, collega's geïnformeerd, routes gewijzigd, ruimtes vrijgegeven en administratieve gegevens bijgewerkt.
Niet omdat de systemen hun werk niet goed doen. Maar omdat de verbinding tussen processen vaak nog afhankelijk is van medewerkers.
Dat is precies waarom de digitale werkplek binnen zorgprocessen steeds belangrijker wordt. Niet alleen als centrale plek om informatie te vinden, maar ook als omgeving waarin processen logisch op elkaar aansluiten.
Digitalisering heeft veel opgelost, maar niet altijd de samenhang
Vrijwel iedere zorgorganisatie beschikt tegenwoordig over gespecialiseerde software voor verschillende werkzaamheden. Dat is begrijpelijk. Een Elektronisch Cliëntendossier is ontworpen voor cliëntinformatie. Microsoft Teams ondersteunt samenwerking. Agenda's plannen afspraken. Routeplanners optimaliseren reistijden. Declaratiesystemen verwerken financiële gegevens.
Individueel functioneren deze oplossingen vaak uitstekend, maar de uitdaging ontstaat wanneer een verandering meerdere systemen raakt. Een zorgprofessional hoeft daarvoor niet eens iets bijzonders te doen. Een cliënt hoeft maar een afspraak af te zeggen of een collega hoeft maar een dienst over te nemen en dan beperken de wijzigingen zich niet tot één applicatie. De gevolgen verspreiden zich over meerdere processen, waarbij medewerkers vaak zelf moeten controleren of overal de juiste aanpassingen zijn gedaan.
De vraag is daarom niet langer hoeveel systemen een organisatie gebruikt. De vraag is hoe goed die systemen gezamenlijk de dagelijkse zorgprocessen ondersteunen binnen de digitale werkplek.
Eén wijziging veroorzaakt vaak een kettingreactie
Stel dat een afspraak met een cliënt onverwacht vervalt. Op papier lijkt dat eenvoudig; de afspraak verdwijnt immers alleen uit de agenda. Maar in werkelijkheid gebeurt er veel meer. Misschien hoeft de vergaderruimte niet langer gereserveerd te blijven. De route van een ambulant medewerker verandert. Reistijd verschuift. Een collega hoeft niet meer aan te sluiten. Een administratieve handeling vervalt. Mogelijk verandert zelfs de declaratie of urenregistratie.
Geen van deze acties is ingewikkeld, maar samen kosten ze tijd, aandacht en concentratie. Juist in een sector waar iedere minuut telt, vormen deze kleine handelingen een steeds grotere belasting. Niet omdat medewerkers hun werk niet goed doen, maar omdat zij voortdurend de schakel vormen tussen verschillende processen.
De grootste uitdaging zit niet in de systemen, maar ertussen
Wanneer organisaties spreken over digitalisering, gaat het vaak over nieuwe applicaties of nieuwe functionaliteiten. Veel minder aandacht is er voor de momenten waarop processen elkaar raken. Toch ontstaan juist daar de meeste verstoringen. Medewerkers controleren of informatie overal klopt. Ze sturen collega's een bericht dat een afspraak is gewijzigd. Ze passen handmatig planningen aan of controleren of reserveringen nog actueel zijn. Dat werk is noodzakelijk, maar voegt weinig directe waarde toe aan de zorg voor cliënten.
Het gevolg is dat ervaren zorgprofessionals een deel van hun werkdag besteden aan het coördineren van processen in plaats van aan hun vak. Daarmee verschuift de rol van de medewerker ongemerkt van zorgverlener naar procesbewaker.
Werkdrukscan Zorg
Hoeveel extra handelingen vragen jullie zorgprocessen?
Herken je het controleren, opnieuw invoeren en schakelen tussen applicaties? Breng met de Werkdrukscan Zorg in kaart waar digitale frictie ontstaat.
Enkele minuten • Persoonlijk rapport • Direct inzicht
Een moderne digitale werkplek ondersteunt ook zorgprocessen
Steeds vaker wordt de digitale werkplek gezien als de plek waar medewerkers hun applicaties openen. Dat is belangrijk, maar waarschijnlijk niet meer voldoende. Een moderne digitale werkplek helpt medewerkers niet alleen om informatie te vinden. Ze ondersteunt ook de manier waarop werkzaamheden samenhangen. Dat betekent niet dat alle bestaande systemen moeten worden vervangen. Integendeel.
Juist organisaties die al hebben geïnvesteerd in goede applicaties hebben behoefte aan meer samenhang tussen die oplossingen.
De digitale werkplek ontwikkelt zich daarmee van een startpunt naar een omgeving waarin informatie, communicatie en processen elkaar logisch versterken. Dat maakt het werk niet alleen overzichtelijker, maar vermindert ook de kans dat wijzigingen onbedoeld ergens blijven hangen.
Minder schakelen betekent meer aandacht voor de cliënt
Administratieve lasten zijn al jaren een belangrijk onderwerp binnen de zorg. Vaak wordt daarbij gekeken naar formulieren, registraties of wet- en regelgeving. Minstens zo belangrijk is echter de hoeveelheid mentale schakelmomenten gedurende een werkdag. Iedere keer dat een medewerker moet bedenken welk systeem moet worden aangepast, waar informatie nog meer staat of wie op de hoogte moet worden gebracht, kost dat aandacht. Die aandacht kan maar één keer worden besteed.
Door processen slimmer op elkaar aan te laten sluiten ontstaat meer rust in de werkdag. Niet omdat medewerkers harder gaan werken, maar omdat zij minder energie kwijt zijn aan het coördineren van losse onderdelen. Dat draagt uiteindelijk bij aan een betere medewerkerservaring én aan meer ruimte voor wat werkelijk belangrijk is: goede zorg.
De volgende stap in digitalisering draait om samenwerking tussen processen
Veel zorgorganisaties hebben de afgelopen jaren succesvol geïnvesteerd in digitalisering. De volgende stap lijkt daarom niet te liggen in nóg een applicatie. De echte winst ontstaat wanneer bestaande processen beter met elkaar samenwerken. Niet door medewerkers steeds opnieuw dezelfde wijzigingen op verschillende plekken te laten uitvoeren, maar door de digitale werkomgeving zo in te richten dat processen elkaar vanzelf ondersteunen. Daarmee verschuift de focus van digitaliseren naar optimaliseren.
En juist dat verschil zal de komende jaren steeds bepalender worden voor hoe efficiënt organisaties kunnen werken.
Van losse applicaties naar één samenhangende digitale werkplek
Een toekomstbestendige digitale werkplek gaat daarom verder dan het aanbieden van één centrale plek voor informatie. Ze helpt organisaties ook om de samenhang tussen processen te verbeteren, zodat medewerkers minder hoeven te schakelen tussen systemen en zich meer kunnen richten op hun kerntaak.
Bij MyDay kijken we vanuit diezelfde visie naar de ontwikkeling van de digitale werkplek binnen zorgprocessen. Functionaliteiten zoals onze workflowautomatisering binnen de digitale werkplek zijn erop gericht om organisaties te ondersteunen bij het slimmer verbinden van processen, zonder bestaande systemen te vervangen.
Benieuwd hoe jouw organisatie de digitale werkplek verder kan ontwikkelen en processen beter op elkaar kan laten aansluiten? We denken daar graag vrijblijvend over mee. Plan gerust een kennismakingsgesprek. Ook als je vooral wilt sparren over de uitdagingen binnen jouw organisatie.